O mundo muda, muitas tecnologias novas e coisas acontecem, mas uma coisa permanece importante, o Mapeamento de Processos!
O Mapeamento de Processos, caso você ainda não conheça, desempenha um papel fundamental na gestão eficiente das organizações, permitindo uma compreensão clara e estruturada de como as atividades são realizadas. Isso se bem feito, se não, vira só um amontoado de fluxos.
Através dele é possível identificar gargalos, ineficiências e oportunidades de melhoria em todas as etapas das operações. Ao oferecer uma visão abrangente e detalhada dos fluxos de trabalho, o mapeamento de processos não apenas ajuda a otimizar a alocação de recursos e a reduzir desperdícios, mas também é essencial para a tomada de decisões.
Além disso, promove a padronização das atividades, o alinhamento das equipes e a adaptação às mudanças, contribuindo diretamente para a eficácia, agilidade e competitividade das organizações em um ambiente empresarial em constante evolução. E falando em evolução, o mapeamento de processos tem total sintonia com a temática de Tomada de Decisão baseada em Dados pois facilita a coleta e definição de indicadores para as empresas.
Mas vamos agora aos 7Rs. Os 7Rs são uma ferramenta para você aplicar em todo processo existente, ou em mapeamento. A partir de cada um dos R, você avalia o seu processo e se questiona com as perguntas que foram destacadas para cada R. Como a seguir:
REPENSAR
Como esse processo agrega valor? Quais os pressupostos que suportam o modelo atual? Esses pressupostos ainda são válidos? Estes pressupostos se manterão válidos? Quais são as causas de problema neste processo?
RECONFIGURAR
Como eliminar ou reduzir reconciliações melhorando a qualidade? Como eliminar cotovelos do processo? Como melhorar o processo compartilhando informações com clientes e fornecedores?
REDESIGNAR
A atividade pode ser realocada para outra área? A Atividade ou parte dela pode ser terceirizada? Quais atividades podem ser repassadas internamente? Quais atividades podem ser executadas por fornecedores? Quais atividades podem ser feitas pelo cliente?
RESSENQUECIAR
Como o paralelismo pode reduzir o tempo de execução? Como aumentar a eficiência do processo através da antecipação ou postergação? Como minimizar o número de interdependência no processo?
RELOCALIZAR
As atividades podem ser realizadas remotamente? O processo pode ser otimizado com centralização de atividades? O ambiente de trabalho permite rápida comunicação e interação entre os participantes?
REDUZIR
Como aumentar a eficiência do processo através da redução de atividades manuais? Como aumentar a eficácia dos procedimentos através da maior disponibilidade das informações? Como aumentar a qualidade dos controles sem prejudicar a eficiência?
REEQUIPAR
Quais atividades podem ser automatizadas? Quais conhecimentos e habilidades são necessárias para otimizar os processos? Como capacitar os funcionários para melhorar e otimizar o processo?
CONCLUSÃO
Os 7Rs são uma importante ferramenta para mapeamento e otimização de processo, e você não precisa ser da área ou especialista para isso. Basta ter em mente cada um dos itens e aplicá-los em cima do processo que deseja otimizar.
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