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"Você gosta de reunião? Eu não. Foi pensando nisso que elaborei 5 dicas para tornar as reuniões menos chatas e mais produtivas.
1 – Limite a quantidade de pessoas presentes às reuniões Em um trabalho de consultoria recente, participei como espectador de uma reunião periódica de acompanhamento que tinha 38 pessoas e durou 3 horas. Você acha que foi eficiente? Antes de responder, faça as contas do custo dessas pessoas todas em uma única reunião.
2 – Só aborde assuntos de interesse geral Numa grande obra em que trabalhei havia reuniões semanais de acompanhamento que eram comandadas pelo gerente do contrato. Ele abria um enorme caderno, virava-se para o responsável pelo setor de equipamentos e perguntava: “o que ocorreu durante a semana?”. Não!!!! Tudo errado!!!! Essa arguição tinha que ser feita antes e só entre eles dois. Essas “micro-reuniões” só fazem atrapalhar o ritmo da sessão e derrubar a potência da equipe. O mais eficaz seria debater algo de interesse a todos e depois, Fulano e Beltrano fazem reuniões menores envolvendo apenas os interessados nos detalhes
3 – Distribua pauta Toda reunião deve ser precedida de uma pauta. Liste os assuntos a serem tratados e distribua alguns dias antes. Com a pauta na mão, cada participante saberá o que preparar para a reunião, como abordar, que desculpas alegar, que providências tomar. O resultado será um roteiro objetivo e claro para todos.
4 – Faça ata com o trinômio providência - responsável - prazo Vejo atas lavradas com registros que não trazem nenhuma consequência prática. Esta deve se desdobrar em: PROVIDÊNCIA – ação; RESPONSÁVEL – pessoa ou setor ou empresa subcontratada; PRAZO – para quando se espera a providência. 5 – Estabeleça horário de fim e término Disciplina é tudo e ninguém tem tempo de sobra, às vezes há deslocamentos longos para comparecer à reunião etc. O horário deve ser respeitado a todo custo e os retardatários precisam sentir o desconforto geral. Estipule também o horário de término e seja chato com isso. Sugestão: não ultrapasse 45 minutos. "
E você como está na empresa, perdendo tempo com muitas reuniões desnecessárias? E demais rotinas estão otimizadas?